Visualizando el flujo de desarrollo con Kanban

jun. 1, 2025

Gestionar un proyecto de desarrollo de software no es tarea sencilla. Ya sea sólo, en un equipo pequeño o en una empresa más grande, organizar tareas, priorizar funcionalidades y mantener un flujo de trabajo constante puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Son múltiples los puntos críticos que intervienen y cuánto mejor organizado y planeado esté desde un inicio, menos sorpresas surgirán durante el proceso.

Con respecto a la gestión de proyectos, en artículos anteriores, ya hablamos de la importancia de estimar correctamente los tiempos de desarrollo como una de las bases para una planificación más realista y efectiva. Si aún no lo has leído, te recomendamos empezar por ahí para tener una visión más completa desde el inicio.

Pero estimar es solo el comienzo. ¿Cómo se hace el seguimiento del trabajo una vez que comienza? ¿Cómo podemos visualizar en qué está trabajando cada miembro del equipo, detectar cuellos de botella o saber si estamos avanzando como esperábamos? Aquí es donde entra en juego una técnica de gestión muy popular en equipos de software: Kanban.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una forma de gestionar el trabajo a través de la visualización del flujo. Su principal objetivo es ayudarte a entender, organizar y mejorar la forma en que tu equipo produce software. A través de un tablero visual —dividido en columnas que representan los diferentes estados del trabajo— es posible ver de forma clara qué tareas están pendientes, cuáles están en progreso y cuáles ya se han completado.

Una de las grandes ventajas de Kanban es que no requiere cambios drásticos en la forma de trabajar del equipo. No impone iteraciones fijas, roles ni reuniones innecesarias obligatorias. Se trata de un enfoque evolutivo y flexible, ideal para entornos donde las prioridades pueden cambiar rápidamente o donde el flujo de trabajo es continuo en lugar de estar dividido en sprints.

Un poco de historia: de Toyota a tu equipo de desarrollo

El origen de Kanban se encuentra lejos del software, concretamente en la industria automotriz. En los años 40, Taiichi Ohno, ingeniero industrial en Toyota, desarrolló un sistema para mejorar el flujo de producción en las fábricas. Este sistema usaba señales visuales —las tarjetas kanban— para indicar cuándo era necesario reponer materiales o iniciar una nueva fase del ensamblaje. El objetivo era claro: eliminar el desperdicio y optimizar el flujo de trabajo.

Este enfoque fue uno de los pilares del famoso Sistema de Producción de Toyota, y más tarde influenció el desarrollo del pensamiento Lean.

Décadas después, el método fue adaptado al desarrollo de software por David J. Anderson, quien vio en los principios de Kanban una forma eficaz de gestionar procesos de conocimiento. A diferencia de una línea de ensamblaje, en software no manipulamos objetos físicos, pero sí manejamos ideas, requerimientos, bugs y tareas técnicas que fluyen a lo largo del tiempo. Y aquí también, visualizar el trabajo es clave para mejorarlo.

Principios fundamentales de Kanban

El método Kanban se basa en una serie de principios simples pero muy efectivos para gestionar el trabajo de forma visual y fluida. No se trata solo de mover tarjetas en un tablero: detrás hay una lógica que ayuda a los equipos a trabajar mejor, detectar bloqueos y entregar valor de forma continua.

Antes de entrar en detalle, es importante entender un concepto central en Kanban: la tarjeta.

En un tablero Kanban, cada tarea se representa como una tarjeta —puede ser física (en una pizarra) o digital (en herramientas como Trello, Jira o GitHub Projects)— que contiene la información clave sobre esa unidad de trabajo: el título, la descripción, la persona asignada, el estado actual y, a veces, etiquetas o fechas. Estas tarjetas se mueven horizontalmente a través del tablero, reflejando el progreso del trabajo desde el inicio hasta su finalización.

Estos son los principios clave que hacen funcionar este sistema:

1. Visualizar el trabajo

La base de Kanban es hacer visible el trabajo que normalmente está oculto. Esto se logra mediante un tablero dividido en columnas que representan los distintos estados del flujo de trabajo.

Un ejemplo básico de tablero podría tener las siguientes columnas:

Por hacer → Haciendo → Hecho

Cada tarjeta se mueve, siempre, de izquierda a derecha a medida que avanza el trabajo. Esta representación visual permite, de un solo vistazo, responder preguntas como: ¿cuántas tareas hay en progreso?, ¿qué tareas están bloqueadas?

Visualizar el trabajo no solo mejora la gestión del tiempo, sino también la capacidad del equipo para enfocar su atención en lo que realmente importa. Al tener todas las tareas visibles en un mismo lugar, es más fácil identificar en qué se está trabajando, evitar distracciones innecesarias y priorizar correctamente. Esto ayuda a que cada miembro del equipo se centre en una sola tarea a la vez, reduciendo el multitasking y mejorando la calidad del resultado final.

Además, esta visibilidad mejora notablemente la comunicación entre los miembros del equipo, ya que todos comparten el mismo punto de referencia. No es necesario preguntar qué está haciendo cada uno: el tablero lo muestra. Y, lo más importante, permite detectar cuellos de botella de forma inmediata. Si una columna comienza a acumular tarjetas, es una señal clara de que algo está bloqueando el flujo y se requiere intervención.

2. Limitar el trabajo en curso (WIP)

Uno de los errores más comunes en los equipos es intentar hacer muchas cosas al mismo tiempo. Kanban propone establecer límites al número de tareas que pueden estar activas en cada columna, lo que se conoce como límites de WIP (Work In Progress, trabajo en progreso).

Por ejemplo, si limitamos la columna Haciendo a un máximo de 3 tareas, el equipo no podrá comenzar nuevas hasta que una de las actuales avance. Esta simple regla obliga a finalizar antes de empezar y reduce el contexto interrumpido, uno de los principales enemigos de la productividad.

Empieza con límites pequeños y ajústalos según la capacidad real de tu equipo.

3. Gestionar el flujo

Una vez que el trabajo está visualizado y limitado, el siguiente paso natural es observar cómo se mueve a través del tablero. Gestionar el flujo significa asegurarse de que las tareas avanzan de forma continua y sin bloqueos innecesarios.

Kanban propone un enfoque basado en la observación: si una tarea permanece demasiado tiempo en una columna, si ciertas fases se congestionan o si el trabajo “rebota” hacia atrás, el sistema lo muestra. Esto permite detectar ineficiencias y actuar rápidamente para resolverlas.

Para mejorar esta gestión del flujo, podemos apoyarnos en métricas sencillas pero muy útiles:

• Lead Time: cuánto tiempo transcurre desde que una tarea es solicitada hasta que se entrega.
• Cycle Time: cuánto tarda una tarea desde que se empieza hasta que se termina.

Estas métricas no requieren herramientas complejas y ofrecen información valiosa para entender los cuellos de botella y ajustar el proceso de forma iterativa, pero debemos recordar que no se trata de alcanzar la perfección, eso es muy complicado, sino mejorar un poco a cada paso. Kanban no impone cómo debe ser tu flujo: te muestra cómo es realmente, para que tú puedas gestionarlo de la forma más eficiente posible.

4. Hacer explícitas las políticas

Todo el equipo debe entender cómo funciona el tablero y qué significan sus columnas. Las reglas del flujo de trabajo deben ser claras, visibles y compartidas.

Por ejemplo:

• ¿Qué criterios debe cumplir una tarea para pasar de Por hacer a Haciendo?
• ¿Cuándo una tarea está realmente Hecho?
• ¿Qué hacer si una tarjeta está bloqueada?

Definir estas políticas fomenta la responsabilidad compartida y evita malentendidos.

5. Mejorar de manera continua

Kanban no es un sistema cerrado ni un conjunto fijo de reglas. Está diseñado para adaptarse y evolucionar junto con el equipo. Su verdadera fortaleza reside en su capacidad para fomentar la mejora continua, basada en la observación del trabajo real y la retroalimentación constante.

A medida que el equipo utiliza Kanban y gana experiencia, es natural identificar aspectos que pueden optimizarse: fases innecesarias, columnas que podrían separarse o combinarse, cuellos de botella recurrentes o reglas poco claras. En lugar de aplicar cambios drásticos, Kanban permite ajustar el sistema de forma progresiva, manteniendo siempre la estabilidad del flujo.

Esta mejora no ocurre una vez ni en momentos específicos: es un proceso constante. El tablero se convierte en una herramienta de aprendizaje, no solo de seguimiento. Cada tarea completada aporta datos, y cada iteración permite reflexionar sobre cómo trabajar mejor. El objetivo es crear un sistema de trabajo sostenible y adaptable que crezca al ritmo del equipo y del producto.

Un ejemplo simple de tablero Kanban

Para entender cómo aplicar Kanban desde el primer día, empecemos con una estructura sencilla. A continuación, te mostramos un ejemplo básico de tablero con tres columnas principales:

Este tipo de tablero es ideal para comenzar:

• Por hacer: tareas planificadas pero aún no iniciadas.
• Haciendo: tareas en las que alguien del equipo está trabajando activamente.
• Hecho: tareas completamente finalizadas.

Puedes crearlo con herramientas físicas (como una pizarra y post-its) o con plataformas digitales como Trello, Jira, GitHub Projects o Linear.

A medida que tu equipo evoluciona, puedes ir incorporando más columnas (como En revisión, Bloqueado, Listo para pruebas, etc.) para reflejar con más precisión el flujo real de trabajo.

Este ejemplo inicial te permite aplicar los principios clave de Kanban —visualización, limitación del WIP, gestión del flujo— de forma inmediata y sin fricciones.

Conclusión

Kanban es una herramienta poderosa y accesible que permite a los equipos de desarrollo mejorar su forma de trabajar sin necesidad de adoptar una metodología pesada o rígida. Su simplicidad no le resta efectividad: al contrario, gracias a su enfoque visual, sus reglas mínimas y su foco en la mejora continua, Kanban se adapta fácilmente a equipos de todos los tamaños y tipos de proyectos.

Si nunca lo has usado, puedes empezar hoy mismo con un tablero básico y unas pocas tarjetas. No necesitas cambiar la estructura de tu equipo ni abandonar tu forma actual de trabajar: Kanban mejora lo que ya haces, paso a paso. Aun trabajando sólo, esta metodología te ayudará a planificar y priorizar mejor tus tareas, tener una visión más clara de tu progreso y reducir la sensación de caos cuando las tareas pendientes se acumulan.

¿Y tú, ya estás aplicando Kanban en tus proyectos? ¿Tienes una estructura de tablero que funcione especialmente bien para tu equipo? Estaremos encantados de leerte en los comentarios, pero sobre todo ¡Happy Coding!